El sistema institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla el Ayuntamiento de Hermosillo y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión del Ayuntamiento de Hermosillo formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse por un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establece el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
El Sistema Institucional de Archivos operará a través de las unidades e instancias siguientes:
I. Normativa:
a) Área coordinadora de archivos, y
b) Grupo interdisciplinario.
II. Operativas:
a) Correspondencia u oficialía de partes;
b) Responsable del Archivo de trámite;
c) Responsable del Archivo de concentración, y
d) Responsable del Archivo histórico, en su caso.